Spis treści
- Stopniowe wprowadzanie e-Doręczeń
- Nowe obowiązki dla przedsiębiorców
- Rejestracja działalności przez internet
- Polski biznes i kolejne etapy cyfryzacji
- FAQ
Stopniowe wprowadzanie e-Doręczeń
E-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnych przesyłek listowych wysyłanych za potwierdzeniem odbioru. System ma służyć wymianie korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Od początku 2026 roku instytucje publiczne są zobowiązane doręczać pisma przede wszystkim przez e-Doręczenia odbiorcom posiadającym adres do doręczeń elektronicznych, czyli ADE. Ministerstwo Cyfryzacji wskazało, że taki adres obowiązkowo posiadają instytucje, firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz przedsiębiorstwa aktualizujące wpis w CEIDG. Dla obywateli korzystanie z rozwiązania nie jest obowiązkowe. Jeżeli jednak dana osoba posiada elektroniczną skrzynkę w systemie, korespondencja z instytucji co do zasady trafia właśnie tam.
- od 1 stycznia 2025 roku system jest obowiązkowy dla instytucji publicznych oraz osób wykonujących niektóre zawody zaufania publicznego, między innymi adwokatów i notariuszy
- od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek objął firmy zarejestrowane w KRS
- od 1 lipca 2025 roku obowiązek objął przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, którzy wystąpili o zmianę wpisu
- od 1 października 2026 roku obowiązek obejmie wszystkie firmy zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku
System był więc rozszerzany etapami. Najnowsza zmiana dotyczy przede wszystkim wcześniej zarejestrowanych przedsiębiorców. Grzegorz Wójcik, prezes zarządu Autenti, wskazuje, że skala nowego etapu jest bardzo duża.
„To jedna z największych zmian w komunikacji z administracją od lat, bo dotyczy praktycznie wszystkich "starych" jednoosobowych działalności gospodarczych w Polsce - mówimy o milionach przedsiębiorców”
Nowe obowiązki dla przedsiębiorców
Od 1 października 2026 roku, przedsiębiorcy przy każdej zmianie w KRS lub CEIDG będą musieli wskazać również swój adres do e-Doręczeń. W praktyce firmy będą musiały zwracać uwagę na osobną skrzynkę przeznaczoną do oficjalnej korespondencji. Według Grzegorza Wójcika urzędy korzystające z systemu, w tym fiskus, ZUS oraz sądy, mają przesyłać korespondencję elektronicznie na skrzynkę ADE, a nie w kopertach kierowanych na fizyczny adres firmy. Firmowa skrzynka ma być oddzielona od prywatnego adresu e-Doręczeń przedsiębiorcy. Autenti zostało przedstawione jako jeden z kwalifikowanych dostawców e-Doręczeń wpisanych do rejestru NBP przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Wójcik zwrócił uwagę na znaczenie regularnego kontrolowania skrzynki ADE.
„Tu widzimy realne ryzyko: jeśli przedsiębiorca nie sprawdza regularnie tej skrzynki, terminy procesowe, odwoławcze czy administracyjne zaczynają biec bez jego wiedzy. Nawyk sprawdzania prywatnej poczty elektronicznej nie przekłada się automatycznie na sprawdzanie osobnej skrzynki ADE, więc to zmiana, która wymaga realnej adaptacji, nie tylko formalnego dopełnienia obowiązku”
Nie wszystkie instytucje zostaną objęte systemem w tym samym terminie. Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna mają czas na założenie ADE do października 2029 roku. Będzie to ostatni etap wdrażania e-Doręczeń. Sam system został wprowadzony w 2020 roku ustawą o doręczeniach elektronicznych.
Rejestracja działalności przez internet
Kolejna zmiana dotyczy sposobu zakładania nowych firm. Z początkiem listopada rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG ma być możliwa wyłącznie przez internet. Zniknie możliwość dokonania rejestracji stacjonarnie w urzędzie gminy. Nową działalność będzie można zarejestrować na trzy sposoby.
- Na stronie biznes.gov.pl
- W aplikacji mObywatel
- Za pośrednictwem bankowości elektronicznej
Według Grzegorza Wójcika dla części osób oznacza to konieczność dostosowania się do nowych zasad. Przedsiębiorca będzie potrzebował Profilu Zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Zmiana może mieć duże znaczenie ze względu na liczbę nowych firm rejestrowanych każdego roku. W Polsce rocznie ma być zakładanych nawet 300 tysięcy nowych jednoosobowych działalności gospodarczych. Oznacza to, że już w pierwszym roku nowych zasad reforma ma objąć setki tysięcy przyszłych przedsiębiorców.
„Dla części przedsiębiorców, zwłaszcza mniej obeznanych cyfrowo czy starszych, to bariera wymagająca adaptacji - znika opcja załatwienia sprawy stacjonarnie w urzędzie gminy, konieczne będzie posiadanie Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego”
Polski biznes i kolejne etapy cyfryzacji
Grzegorz Wójcik przekazał, że firmy, z którymi prowadzone są rozmowy, generalnie pozytywnie odnoszą się do kierunku zmian związanych z elektroniczną komunikacją z administracją. Jednocześnie najczęściej wskazywanym problemem ma być konieczność kontrolowania dodatkowej skrzynki, oddzielnej od standardowej komunikacji firmowej. Z tego powodu przedsiębiorstwa mają potrzebować procedur pozwalających ograniczyć ryzyko przeoczenia ważnej wiadomości.
„Firmy, z którymi rozmawiamy, generalnie doceniają kierunek zmian - elektroniczna komunikacja z administracją to naturalny krok w cyfryzacji obiegu dokumentów, który wcześniej czy później musiał nastąpić”
System ma być wykorzystywany nie tylko w kontaktach z administracją. Firmy coraz częściej mają używać go również w relacjach między przedsiębiorstwami oraz w kontaktach z klientami. Wśród wymienionych zastosowań znalazły się wypowiadanie umów, zamykanie procesów reklamacyjnych, sprawy kadrowe oraz działania windykacyjne z wykorzystaniem narzędzia e-Polecony.
„Warto jednak spojrzeć na to z drugiej strony, bo e-Doręczenia to nie tylko urzędowy obowiązek, ale też szansa na budowanie realnej przewagi rynkowej. Widzimy już firmy, które nie czekają biernie na zmiany, tylko aktywnie wykorzystują ten system w relacjach komercyjnych”
„Liderzy cyfryzacji zyskują tu ogromną przewagę czasu i kosztów, zostawiając tradycyjną konkurencję daleko w tyle”
E-Doręczenia oraz cyfrowa rejestracja firm są częścią szerszego pakietu określanego jako jedno cyfrowe okno. Przedsiębiorcy mają dzięki niemu składać wnioski, z których dane będą automatycznie przesyłane do ZUS, GUS oraz urzędu skarbowego. Nie będzie wtedy konieczne osobne wypełnianie formularzy dla każdej z tych instytucji. System ma zostać w pełni wdrożony do 1 listopada 2028 roku. Wtedy cyfrowym oknem mają zostać objęte również spółki cywilne. Ostatni etap dotyczący zakładania ADE przez sądy, trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania i Służbę Więzienną ma natomiast zakończyć się w październiku 2029 roku.
FAQ
Od kiedy e-Doręczenia będą obowiązkowe dla wszystkich starszych firm wpisanych do CEIDG?
E-Doręczenia staną się obowiązkowe od 1 października 2026 roku dla wszystkich firm zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru i służą wymianie korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.
Gdzie urzędy będą wysyłać korespondencję do przedsiębiorców?
Urzędy korzystające z e-Doręczeń mają kierować korespondencję elektronicznie na firmową skrzynkę ADE zamiast wysyłać ją w kopercie na fizyczny adres firmy.
Czy firmowa skrzynka ADE jest oddzielna od prywatnej?
Tak. Firmowa skrzynka ADE jest osobną skrzynką niezależną od prywatnego adresu e-Doręczeń przedsiębiorcy.
Jak będzie można założyć działalność gospodarczą z początkiem listopada?
Rejestracja działalności w CEIDG ma być możliwa wyłącznie przez internet na stronie biznes.gov.pl, w aplikacji mObywatel albo za pośrednictwem bankowości elektronicznej.
Czy nadal będzie można zarejestrować firmę w urzędzie gminy?
Nie. Z początkiem listopada ma zniknąć możliwość stacjonarnego załatwienia rejestracji działalności gospodarczej w urzędzie gminy.
Ile nowych jednoosobowych działalności gospodarczych ma być rejestrowanych w Polsce każdego roku?
W Polsce co roku ma być rejestrowanych nawet 300 tysięcy nowych jednoosobowych działalności gospodarczych.
Źródło: TVN24
