Ogólna zasada – dokumentacja przed dopuszczeniem do pracy
Kluczowa zasada jest prosta, choć często pomijana w praktyce: pracodawca ma obowiązek zweryfikować i skopiować dokumenty cudzoziemca przed dopuszczeniem go do pracy – nie w dniu zatrudnienia, nie w tygodniu po podpisaniu umowy. Jeśli kontrola Straży Granicznej lub Państwowej Inspekcji Pracy zastanie cudzoziemca przy pracy bez kompletnej dokumentacji po stronie pracodawcy, sankcje mogą być dotkliwe niezależnie od dobrej woli obu stron.
Dokumentacja, którą pracodawca musi posiadać, dzieli się na dwie kategorie: dokumenty potwierdzające legalność pobytu oraz dokumenty legalizujące powierzenie pracy. Obie kategorie muszą być spełnione jednocześnie.
Szukasz biura, które kompleksowo pomoże Ci w zatrudnianiu cudzoziemców? Sprawdź ofertę biura rachunkowego EFEKTA i umów się na bezpłatną konsultację.
Dokument 1: Potwierdzenie legalności pobytu cudzoziemca
Pracodawca musi przed dopuszczeniem do pracy sprawdzić, czy cudzoziemiec przebywa w Polsce legalnie, i zachować kopię dokumentu potwierdzającego ten fakt. Rodzaj dokumentu pobytowego zależy od obywatelstwa i sytuacji cudzoziemca.
Wiza krajowa (typ D) – wydawana przez polskie placówki konsularne, uprawnia do pobytu w Polsce przez czas wskazany na wizie (zazwyczaj do 1 roku). Przy wizie pracy musi być na niej wpisany cel: „praca". Wiza Schengen (typ C) nie uprawnia do pracy w Polsce, o ile nie wynika to z umów bilateralnych.
Ruch bezwizowy – obywatele niektórych państw (m.in. Ukrainy, Gruzji, Mołdawii) mogą wjechać do strefy Schengen bez wizy na podstawie paszportu biometrycznego i przebywać do 90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu. Sam ruch bezwizowy nie uprawnia automatycznie do pracy – konieczny jest dodatkowy dokument legalizujący zatrudnienie (oświadczenie lub zezwolenie).
Zezwolenie na pobyt czasowy – wydawane przez wojewodę na wniosek cudzoziemca przebywającego w Polsce; obejmuje różne cele, w tym zezwolenie na pobyt i pracę (typ jednolity). Karta pobytu wydana na podstawie zezwolenia uprawnia do pobytu i – jeśli jest to zezwolenie jednolite – do pracy u wskazanego pracodawcy.
Zezwolenie na pobyt stały lub rezydenta długoterminowego UE – uprawnia do nieograniczonego pobytu i pracy w Polsce bez dodatkowych dokumentów.
Ochrona czasowa (Ukraińcy) – obywatele Ukrainy objęci specustawą z 2022 roku mogą przebywać w Polsce legalnie i podejmować pracę po spełnieniu warunków określonych tą ustawą. Pracodawca powinien sprawdzić aktualny stan prawny, gdyż przepisy w tym zakresie są aktualizowane.
Pracodawca kopiuje dokument pobytowy i przechowuje kopię przez cały okres zatrudnienia cudzoziemca. Brak kopii przy kontroli traktowany jest tak samo jak brak weryfikacji.
Dokument 2: Zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy
Jak opisano szczegółowo w kontekście legalizacji zatrudnienia, pracodawca musi dysponować jednym z dwóch dokumentów uprawniających cudzoziemca do podjęcia pracy:
- Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy – dostępne dla obywateli sześciu krajów (Ukraina, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Armenia, Azerbejdżan), wpisane do ewidencji przez powiatowy urząd pracy. Pracodawca przechowuje potwierdzenie wpisu do ewidencji.
- Zezwolenie na pracę (typ A, B, C, D lub E) – decyzja administracyjna wydana przez właściwego wojewodę. Pracodawca przechowuje oryginał lub kopię zezwolenia.
- Zezwolenie na pobyt i pracę (jednolite) – w tym przypadku karta pobytu cudzoziemca zawiera adnotację o pracodawcy i stanowisku. Pracodawca przechowuje kopię karty pobytu z tą adnotacją.
Wyjątki od obowiązku posiadania zezwolenia lub oświadczenia dotyczą m.in. cudzoziemców posiadających zezwolenie na pobyt stały, status rezydenta długoterminowego UE, ochronę uzupełniającą lub status uchodźcy – te osoby mają prawo do pracy bez dodatkowych dokumentów.
Dokument 3: Umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna w języku zrozumiałym dla cudzoziemca
Przepisy prawa pracy wymagają, aby cudzoziemiec miał zapewnioną możliwość zapoznania się z treścią umowy przed jej podpisaniem – w języku, który rozumie. Nie ma obowiązku sporządzania umowy wyłącznie w języku obcym, ale podpisanie przez cudzoziemca dokumentu, którego treści nie rozumie, może w razie sporu sądowego być kwestionowane.
W praktyce stosuje się dwie formy: umowę dwujęzyczną (polsko-ukraińską, polsko-angielską itd.) lub tłumaczenie umowy na język obcy załączone do polskiego oryginału. Przy umowie o pracę obowiązuje forma pisemna – cudzoziemiec musi otrzymać egzemplarz umowy przed dopuszczeniem do pracy lub najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia.
Przy umowach cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło) forma pisemna jest rekomendowana, choć formalnie nie jest wymagana pod rygorem nieważności. W praktyce jednak posiadanie pisemnej umowy jest w interesie obu stron, szczególnie przy ewentualnych sporach o wynagrodzenie lub składki ZUS.
Dokument 4: Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP)
Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi (w tym cudzoziemcowi zatrudnionemu na umowę o pracę) pisemną informację o warunkach zatrudnienia najpóźniej w dniu zawarcia umowy o pracę, a w przypadku niektórych elementów – w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.
Informacja powinna zawierać m.in.: dobową i tygodniową normę czasu pracy, wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia, składniki wynagrodzenia i termin wypłaty, informację o systemie i rozkładzie czasu pracy, a od 2023 roku – dane dotyczące instytucji zabezpieczenia społecznego i ochrony związanej ze stosunkiem pracy.
Dla pracowników delegowanych za granicę lub cudzoziemców pracujących w Polsce w ramach delegowania z zagranicy zakres wymaganej informacji jest jeszcze szerszy.
Dokument 5: Orzeczenie lekarskie z badań wstępnych
Każdy pracownik, w tym cudzoziemiec zatrudniany na umowę o pracę, musi przed dopuszczeniem do pracy przejść badania wstępne u lekarza medycyny pracy i uzyskać orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Skierowanie na badania wystawia pracodawca – dokument powinien wskazywać stanowisko pracy i opis warunków pracy (narażenia, szkodliwości). Badanie jest przeprowadzane na koszt pracodawcy.
Orzeczenie lekarskie jest dokumentem przechowywanych w aktach osobowych pracownika (część B). Dopuszczenie pracownika do pracy bez orzeczenia lekarskiego jest wykroczeniem zagrożonym grzywną i może skutkować odpowiedzialnością cywilną pracodawcy w razie wypadku przy pracy.
Wyjątek: pracownik przyjmowany ponownie na to samo stanowisko lub stanowisko o takich samych warunkach, u tego samego pracodawcy, w ciągu 30 dni po rozwiązaniu poprzedniej umowy, może wykonywać pracę na podstawie poprzedniego orzeczenia (jeśli jest ważne).
Dokument 6: Potwierdzenie zapoznania z przepisami BHP i regulaminem pracy
Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca ma obowiązek przeprowadzić szkolenie wstępne BHP i uzyskać pisemne potwierdzenie odbycia tego szkolenia przez pracownika. Szkolenie obejmuje instruktaż ogólny (przeprowadzany przez służbę BHP lub wyznaczoną osobę) oraz instruktaż stanowiskowy (przeprowadzany przez bezpośredniego przełożonego).
Dla cudzoziemca szkolenie BHP powinno być przeprowadzone w języku, który rozumie. Przeprowadzenie szkolenia w języku niezrozumiałym dla pracownika i uzyskanie podpisu pod niezrozumianym dokumentem nie chroni pracodawcy – w razie wypadku przy pracy sąd może uznać, że szkolenie było fikcyjne.
Jeśli firma posiada regulamin pracy, pracownik musi potwierdzić pisemnie, że się z nim zapoznał. Dotyczy to również regulaminu wynagradzania, jeśli jest odrębnym dokumentem. Potwierdzenia te przechowywane są w aktach osobowych.
Dokument 7: Zgłoszenie do ZUS i dokumenty ubezpieczeniowe
Po podpisaniu umowy i zebraniu powyższych dokumentów pracodawca zobowiązany jest zgłosić cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych w ZUS:
- Przy umowie o pracę: zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy (formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA – w zależności od zakresu ubezpieczenia)
- Przy umowie zlecenia: zgłoszenie do 7 dni od dnia zawarcia umowy lub od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia
Cudzoziemcy podlegają polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych na takich samych zasadach jak obywatele polscy, chyba że zastosowanie ma umowa o zabezpieczeniu społecznym między Polską a krajem pochodzenia lub – w przypadku delegowania z UE – odpowiednie przepisy unijne (formularz A1).
Pracodawca powinien też pamiętać o zgłoszeniu cudzoziemca do PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych) w terminie określonym przepisami, jeśli firma jest objęta obowiązkiem prowadzenia PPK.
Dodatkowe dokumenty w zależności od stanowiska i specyfiki pracy
W zależności od rodzaju wykonywanej pracy mogą być wymagane dodatkowe dokumenty:
- Kwalifikacje zawodowe – jeśli stanowisko wymaga określonych uprawnień (np. prawo jazdy, uprawnienia budowlane, licencja pracownika ochrony), pracodawca musi zweryfikować i skopiować stosowne dokumenty. Kwalifikacje uzyskane za granicą mogą wymagać uznania przez właściwy organ w Polsce.
- Niekaralność – przy stanowiskach wymagających niekaralności (np. praca z dziećmi, praca w instytucjach finansowych) pracodawca może wymagać zaświadczenia o niekaralności z Polski (KRK) oraz – jeśli cudzoziemiec mieszkał wcześniej za granicą – analogicznego dokumentu z kraju pochodzenia.
- Znajomość języka polskiego – dla stanowisk wymagających komunikacji z klientami lub znajomości przepisów w języku polskim pracodawca może wymagać odpowiedniego certyfikatu lub przeprowadzić wewnętrzny test językowy.
Jak biuro rachunkowe EFEKTA wspiera pracodawców przy zatrudnieniu obcokrajowców?
Kompletowanie dokumentacji przy zatrudnieniu cudzoziemca to proces, który angażuje wiele obszarów prawa – imigracyjne, pracy, ubezpieczeń społecznych i podatkowe. Błąd lub pominięcie jednego elementu może skutkować poważnymi konsekwencjami.
Biuro rachunkowe EFEKTA oferuje kompleksową obsługę kadrową dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców. Specjaliści EFEKTY sprawdzają kompletność i aktualność dokumentów pobytowych i pracowniczych, przygotowują dokumentację pracowniczą w języku zrozumiałym dla pracownika, obsługują zgłoszenia do ZUS, doradzają w zakresie optymalnej formy zatrudnienia oraz informują pracodawców o zmianach przepisów imigracyjnych i kadrowych.
EFEKTA dysponuje specjalistami obsługującymi klientów w języku ukraińskim, rosyjskim, angielskim i innych językach – co jest szczególnie przydatne przy obsłudze pracowników z zagranicy. Biuro posiada oddziały w Warszawie (Śródmieście i Wilanów), Łodzi, Białymstoku i Wrocławiu, a zdalna obsługa możliwa jest dla pracodawców z całej Polski. Kontakt przez stronę efekta.waw.pl lub telefonicznie pod numerem +48 22 403 40 98.
Zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że dokumentacja jest zgodna z przepisami? EFEKTA pomoże Ci przez cały proces.
Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wymaga od pracodawcy skompletowania kilku kategorii dokumentów – od potwierdzenia legalności pobytu, przez dokument legalizujący pracę, umowę w zrozumiałym języku, orzeczenie lekarskie i dokumentację BHP, aż po zgłoszenie do ZUS. Każdy z tych elementów musi być na miejscu przed pierwszym dniem pracy – nie po fakcie. Pracodawca, który traktuje ten proces poważnie i systematycznie, nie tylko unika kar, ale też buduje wiarygodne i trwałe relacje z pracownikami z zagranicy.
